Yhteiskäyttöinen vastaanoton tabletti vuorosta toiseen
Seuraa kuvitteellista hotellin vastaanoton pilottia. Katso, miten tiimi voi testata yhteiskäyttöistä käännöstablettia, päättää jokaisen istunnon ja luovuttaa laitteen seuraavalle vuorolle.
Havainnollistava esimerkki. Tämä on kuvitteellinen suunnitteluesimerkki, ei asiakastapaustutkimus. Alla kuvattu hotelli, henkilökunta ja testisuunnitelma ovat keksittyjä. Tekstissä ei raportoida Vavuksen asiakkaiden tuloksia eikä tuotteen suorituskykyä.
Kuvittele pieni hotelli, joka haluaa yhden yhteiskäyttöisen tabletin vastaanoton rutiinikeskusteluihin. Johtajalla on yksinkertainen kysymys: osaako seuraava työntekijä käyttää sitä oikein, kun nykyinen vuoro päättyy? Hyödyllisen pilotin on tarkistettava tämä luovutus yhtä huolellisesti kuin ensimmäinen käännös.
Hotelli suunnittelee henkilökunnan vetämän kokeilun ennen kuin se tarjoaa laitetta vieraiden käyttöön. Ensimmäiset tehtävät ovat reittiohjeet aamiaishuoneeseen, aukioloajat ja ohjeet matkatavaroiden säilytykseen. Henkilökunta käyttää valmiiksi laadittuja esimerkkejä. Kokeilun ulkopuolelle jätetään varaukset, maksutiedot, passikuvat ja hätätilanteet.
Sovi, mitä tabletin on tehtävä
Johtaja kirjoittaa lyhyen vaatimuksen: henkilökunnan jäsenen on pystyttävä valitsemaan sovittu kieli, selittämään yksi rutiiniohje, tarkistamaan vastaus ja päättämään istunto. Seuraavan henkilökunnan jäsenen on sen jälkeen voitava aloittaa sovitusta aloitusnäytöstä.
Tämä on tiimin hyväksymisperuste, ei väite siitä, että jokin laite jo täyttäisi sen. Hotelli pyytää toimittajaa nimeämään tarvittavan laitteiston, sovellukset ja kokoonpanon. Se kysyy myös, mitkä tehtävät vaativat internetyhteyden tai paikallisen palvelimen.
Vavus tarjoaa projektikohtaisia laitteisto- ja ohjelmistokokoonpanoja. Vavus OS voi koota valitut sovellukset, brändäyksen ja laiteasetukset yhteen. Hotelli tarvitsisi oman tarjouksen ja pilotin tarkan kokoonpanon vahvistamiseksi.
Valmistele pieni joukko harjoituskeskusteluja
Kaksi työntekijää esittää vastaanottovirkailijaa ja vierailijaa. He käyttävät kuvitteellisia tietoja ja joka kerta samoja lyhyitä käsikirjoituksia. Kieltä hyvin osaava henkilö tarkistaa, säilyttääkö käännetty ohje tarkoitetun merkityksen.
Yhdessä käsikirjoituksessa kysytään, missä aamiainen tarjoillaan. Toisessa kysytään, milloin matkatavarat on noudettava. Kolmannessa on epäselvä sana, jotta vastaanottovirkailijan on esitettävä tarkentava kysymys. Henkilökunta tarkistaa numerot ja kellonajat suoraan. Sujuvaa puhuttua vastausta ei pidetä todisteena oikeasta käännöksestä.
Tiimi tarkistaa myös, pystyvätkö molemmat lukemaan näyttöä kurottelematta hankalasti. Ääntä testataan aulan tavallisessa melussa. Jos joku haluaa mieluummin kirjoitettua tekstiä, henkilökunta tarkistaa tämän vaihtoehdon erikseen.
Päätä istunto ennen kuin seuraava alkaa
Tiimi tekee istunnon päättämisestä erillisen testin. Vastaanottovirkailija päättää harjoituskeskustelun ja noudattaa sovittuja vaiheita. Seuraava testaaja tarkistaa sitten näytön, viimeisimpien keskustelujen näkymän ja kaikki muut tavallisten käyttäjien käytettävissä olevat osat.
Kysymys on täsmällinen: näkeekö tämä henkilö edellisen istunnon sisältöä? Jos vastaus on kyllä, tiimi kirjaa tarkan polun ja keskeyttää tämän yhteiskäytön testin, kunnes kokoonpano tai prosessi on käyty läpi.
Tiimi kysyy myös, mihin keskustelujen sisältö tallennetaan, kuinka kauan se säilyy ja kenellä on pääsy siihen. Sovelluksen sulkeminen ei todista, että tallennettu sisältö on poistettu. Toimittajan on selitettävä, miten järjestelmä todellisuudessa toimii. Hotellin on päätettävä, täyttääkö se hotellin säännöt.
Harjoittele vuoronvaihtoa
Lähtevä työntekijä palauttaa tabletin sovitulle paikalle, tarkistaa latauksen ja ilmoittaa mahdollisista avoimista ongelmista. Saapuva työntekijä tarkistaa aloitusnäytön, valitun kielen ja yhteyden tilan. Hän kokeilee yhtä valmisteltua lausetta ennen kuin käyttää tablettia työssä.
Johtaja pitää lyhyttä luovutuskirjanpitoa. Siihen merkitään laite, ohjelmistoversio, latauksen tarkistus ja ratkaisemattomat viat. Siihen ei merkitä vierailijoiden keskusteluja eikä henkilötietoja. Nimetty henkilökunnan jäsen vastaa vikalistasta ja päätöksestä poistaa laite käytöstä.
Tiimi toistaa saman kulun toisen työntekijän kanssa. Jos onnistuminen riippuu yhden ihmisen muistista, ohjeita parannetaan ja testi tehdään uudelleen.
Ota mukaan yhteyskatkos
Valvotun harjoitusistunnon aikana henkilökunta testaa sovitun toiminnan tilanteessa, jossa tarvittava yhteys ei ole käytettävissä. Testissä käytetään valmisteltua tekstiä, ei vieraan todellista pyyntöä. Henkilökunta kirjaa, mitkä toiminnot toimivat edelleen ja mitkä lakkaavat toimimasta.
Vaatimus toiminnasta ilman verkkoyhteyttä tarvitsee täsmällisen määritelmän. Sisäistä palvelinta käyttävä toiminto voi silti tarvita hotellin paikallista verkkoa. Tiimin ei pidä luvata puheen kääntämistä ilman verkkoyhteyttä, ennen kuin tarvittavat kielet ja toiminnot on asennettu ja testattu kyseisellä laitteistolla.
Varamenettely kirjoitetaan selkeällä kielellä: lopeta, selitä ongelma ja käytä hotellin hyväksymää vaihtoehtoa. Henkilökunnan pitää tietää, milloin pyytää apua kollegalta tai muulta sopivalta kieliavun lähteeltä.
Tee käyttöönottopäätös kirjausten perusteella
Tämä esimerkki päättyy päätöksenteon tarkistuslistaan, ei keksittyyn menestystarinaan. Pystyykö henkilökunta hoitamaan sovitut tehtävät? Osaavatko he päättää istunnot oikein? Voiko seuraava vuoro aloittaa työnsä? Ovatko yhteyksien rajoitukset, tietojen käsittely, tuki ja kustannukset selvillä?
Jos jokin vastaus on epävarma, hotelli rajaa laajuutta tai muuttaa kokoonpanoa ennen laajentamista. Lyhyt onnistunut esittely on vain yksi osa näyttöä.
Jos haluat keskustella vastaavasta pilotista, lähetä Vavukselle rutiinitehtäväsi, tarvittavat kielet, nykyiset laitemallit ja palvelupisteiden arvioitu määrä. Jätä henkilörekisterit ja luottamukselliset asiakirjat pois ensimmäisestä yhteydenotosta.